Buat Acara Sekolah atau Event

Berkali-kali membuat dan menyelenggarakan event mulai dari seminar kecil-kecilan, workshop kecil-kecilan, hingga seminar gede-gedean bahkan acara bazaar sekolah, rupanya masih banyak yang menjadi anggota panitia tidak tahu-menahu dengan pekerjaan dan apa yang harus dikerjakannya.
berikut adalah petikan pengalaman dan sedikit pengetahuan yang mesti dimiliki setiap panitia atau minimal anggota satuan kerja yang mengurus Event. Yang diistilahkan sebagai Event Organizer.

Pengalaman pribadi kami, walaupun saya bukan menjadi ketua tiap acara, tapi pekerjaan yang saya pikir dan lakukan melebihi seorang ketua (kadang-kadang)😆 … mungkin karena umumnya ketua sudah sepuh sehingga maunya terima beres. Nah, jika anda mengalami hal serupa … maka antisipasi tindakan bisa membaca tips dari saya berikut ini

Ketua umumnya bertugas merancang apa arah kegiatan, tujuan kegiatan, dan apa saja isi dari kegiatan tersebut, serta jangan lupa HARUS memikirkan bagaimana cara mencari UANG agar kegiatan tersebut dapat terlaksana !

Seorang ketua juga HARUS mengingat kaki-tangan (BACA : STAF, BAWAHAN) yang membantunya dalam BEKERJA SAMA untuk menyukseskan kegiatan tersebut.

Ketua harus membagi tugas, Pendelegasian tugas yang jelas dalam merancang agar event atau kegiatan DAPAT TERLAKSANA.

Ketua harus senantiasa mengadakan rapat-rapat kemajuan hasil setiap bagian panitia untuk mengetahui kondisi terkini dalam penyelesaian kegiatan dan apa saja tindakan strategis berikutnya yang mesti diambil.

Berikutnya, penetapan bagian-bagian dalam kegiatan yang umumnya dilakukan sederhana seperti  kegiatan lapangan di sekolah semacam bazaar atau pesta sekolah cukup berisi :  (tidak usah neko-neko dan banyak anggota kalo akhirnya banyak yang numpang nama semata).

  • Sekretariatan (berhubungan dengan Sekretaris) – tugasnya bagian surat-menyurat, minta izin keramaian, izin gedung, proposal, surat-surat minta duit, surat-surat undangan, cetak undangan, antar undangan, mengumpulkan arsip-arsip atau intinya bekerja dengan kertas-kertas.
  • Usaha Dana (berhubungan dengan Bendahara) – bidang Usaha Dana tugasnya cari sponsor, cari duit untuk kegiatan, minta-minta duit ke donatur atau minta sumbangan nyambi sambil promosi kegiatan juga – itu tugas intinya. Nah, bagaimana dengan tugas Bendahara, yaitu mengatur lalu lintas keluar masuknya duit dan mencatat seluruh penerimaan dan pemasukan sampai yang sedetailnya.
  • Acara (mengatur acara kegiatan – menyusun skrip, menyusun run down acara yang ditampilkan, durasi pembicara, durasi penampilan, mengatur siapa saja yang layak tampil)
  • Lomba-lomba (mengatur perlombaan yang berhubungan dengan kegiatan, mulai dari lapangan, alat-alat permainan, juri penilai, hingga hadiah lomba)
  • Perlengkapan (berhubungan langsung dengan Ketua dan penggerak lapangan) – bertugas mempersiapkan segala peralatan atau bagian yang berhubungan dengan hardware kegiatan – termasuk urus-urusan Listrik, panggung, sewa band, sewa tenda, sewa sound system, sewa kabel, sewa teknisi, sewa kursi, sewa lampu, pokoke Hardware
  • Dokumentasi – dekorasi (bagian ini bertugas mempromosikan kegiatan (jika perlu dalam mencari sponsor bekerja sama dengan bidang Usaha Dana), sekalian mendekorasi panggung (mempercantik atau membuat sebuah wadah kegiatan untuk layak dilihat)
  • Konsumsi (urusan makan-makanan dan makan-memakan)
  • Keamanan (urusannya dengan Polresta atau Polsekta) – mengatur parkir kendaraan hingga mengantisipasi gangguan yang DAPAT membuat kegiatan atau event itu Gagal Total. Harus bekerja sama dengan pihak kepolisian

Sementara untuk kegiatan workshop atau seminar, umumnya organisasi kepanitiaan berisi :

  • Sekretariat (uraian kerjanya mirip dengan sekretariatan, dan ditambah dengan urusan piagam, ijazah, atau sertifikat hasil workshop dan seminar, termasuk absensi kegiatan, daftar hadir peserta, daftar hadir narasumber, memastikan jumlah peserta sesuai dengan daftar).
  • Persidangan (mengurus acara sidang, pencatatan hasil sidang, termasuk dokumentasi foto-memoto dan video kegiatan, distribusi absen, mengatur layout sidang (tempat duduk dengan menempelkan nama-nama undangan), pokoknya yang menyangkut keseluruhan acara adalah tanggung jawab bagian persidangan)
  • Konsumsi (kalo dilaksanakan di hotel, maka bagian ini berhubungan dengan kitchen atau pantry, jika tidak di hotel maka bagian ini yang bertugas mendistribusi snack hingga makanan ringan sampai makanan berat kepada seluruh peserta sidang).
  • Perlengkapan (jika dilaksanakan di hotel, maka berhubungan dengan engineer atau teknisi hotel yang bersangkutan, seperti mengurus microphone, sound system, kelistrikan, layar monitor, LCD proyektor, laptop, tempat duduk, sewa tenda dan kursi, antisipasi hujan, tata letak panggung, tempel-menempel spanduk atau poster, yang urusannya dengan barang-barang dalam gedung sidang, termasuk antar jemput narasumber atau tamu atau pembicara).
  • Keamanan (sesuai job-nya mengurusi keamanan, mengatur arus tamu, mengamankan dari gangguan-gangguan, termasuk sampai mengatur parkir, namun jika di hotel cukup bertindak sebagai penerima tamu saja😀 )
  • Usaha Dana (umumnya dibantu para sponsor – atau donatur, tugas bagian ini adalah meminta-minta bantuan bisa berupa spanduk, duit, atau doorprize, dan semacamnya lah).

Jika ada yang kurang dari tips-tips di atas,  mohon sidang pembaca sekalian menambahkan sehingga bertambah lengkaplah ilmu EO kita ini. Ingat jangan ditambah “S” ya didepan EO-nya nanti berbeda arti😆

kepanitiaan yang berhasil bukan karena anggotanya banyak tapi keefektifan jumlah anggota dan rasio antara beban kerja terhadap jumlah orang yang dilibatkan di dalam kepanitiaan tersebut.

Semoga bermanfaat !

Buat Acara Sekolah atau Event

Satu pemikiran pada “Buat Acara Sekolah atau Event

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s